Früher hatte ich Schwierigkeiten, alle To Do’s im Blick zu haben. Ich hatte einen Wandkalender zuhause, im Job nutzte ich den Office Kalender sowie To Do Zettel und Haftnotizen. Aber als die Klient*innenzahl zu groß wurde, kam ich damit an meine Grenzen. Ich beschäftigte mich mit strukturiertem Arbeiten und entdeckte, dass die Lösung war, einen einzigen Kalender zu führen, in dem ich verschiedene Kategorien implementierte. In diesem Artikel beschreibe ich die wichtigsten Do’s und Dont’s und gebe einen Überblick über die Vor- und Nachteile von Print- und Online- Kalendern.

Darum sollte man nur einen Kalender führen

Das größte Problem ist, dass wir dazu neigen, mehrere Systeme zu nutzen. Privates und Berufliches zu trennen. Allerdings geht dies auf Kosten der Übersichtlichkeit, und wichtige To Do’s verliert man schnell aus den Augen. Um dem vorzubeugen, empfiehlt es sich, einen einzigen Kalender zu nutzen, und alle Termine in einem System zu haben. So verhindert man zum Beispiel Überschneidungen und kann sich flexibel einstellen oder eben zu jeder Zeit seine Aufgaben im Blick haben, wenn dies nötig ist.

To Do’s und Notizen im Kalender

Für mich hat es sich bewährt, den Kalender nicht nur für Termine, sondern auf für To Do’s zu nutzen. Anstatt mich auf mehreren Listen zu verzetteln, habe ich eine separate To Do Liste in meinem Filofax, die ich beschreibe und dann wegwerfe, sobald sie ausgedient hat. Alle To Do’s bleiben im Blick und können auch auf neue Listen übertragen werden. Wer weniger To Do’s hat, könnte zum Beispiel auch mit Haftnotizen arbeiten und diese dann schnell umkleben oder wegwerfen. Im Outlook könnte man sich diese To Do’s ebenfalls in Form von Pufferzeiten in den Kalender eintragen und verschieben, gegebenenfalls mit Erinnerungsfunktion.

Der Kalender als tragbares Gedächtnis

Ich selbst nutze den Kalender im Printformat und habe dort auch weitere wichtige Topics abgelegt. Zum Beispiel Adressen, Geburtstagslisten, private To Do Listen, Notizen oder andere Informationen, die ich brauchen könnte. Ich habe ihn immer dabei und bin jederzeit in der Lage, flexibel zu reagieren und Termine zu vereinbaren. Hier entscheidet sich auch, ob man eher der Typ Ringbuch Organiser oder Bullet Journal ist – dies wird bei einem künftigen Blogartikel noch mal thematisiert werden. Einen Kalender strukturiert zu führen vermeidet Stress – sobald ich etwas notiert habe, weiß ich, die Information geht nicht verloren. Hake ich ein To Do ab, empfinde ich Zufriedenheit und Motivation – das Gefühl von Überforderung minimiert sich.

Vor- und Nachteile von Print-Kalender / Organiser versus digitalem Kalender

Im heutigen Zeitalter nutzen wohl die meisten Online Kalender, vor allem Outlook. Der Vorteil hier liegt auf der Hand: man kann seine Geräte synchronisieren und hat die Termine jederzeit parat. Allerdings sind die meisten online Nutzer nicht ganz konsequent und nutzen parallel Schmierzettel und Haftbotizen, was wiederum die Übersichtlichkeit erschwert. Wenn man sehr viele To Do’s hat, ist der Organiser flexibel und ein paar Wörter sind schneller nieder geschrieben als die App per Handy zu nutzen. Laut Hirnforschung speichert man Informationen auch besser ab, wenn man sie handschriftlich ausformuliert. Für mich ist der Printkalender zudem übersichtlicher und „greifbarer“. Im Prinzip ist es natürlich auch eine Typfrage – wer online praktischer findet, wird sich auf die Oldschool Variante nicht einlassen.

Wie ist es bei euch? Welche Kalender nutzt ihr am Liebsten und welche Vorteile seht ihr bei eurem System?